Voditi tvrtku u današnje vrijeme vrlo je kompleksno i nerijetko teško. Osim nepredvidive okoline, oštre konkurencije i zahtjevnih kupaca, opstanak na tržištu je neizvjestan i uvelike ovisi o protoku informacija unutar tvrtke.
U današnje vrijeme tvrtke prepoznaju ulogu upravljanja znanjem, te je smatraju kao zasebnu funkciju organizacije poslovanja. Upravljanje znanjem predstavlja sistematsko i aktivno upravljanje idejama i informacijama. Svi ti vrijedni poslovni podaci čuvaju se u Bazama znanja.
Baza znanja, kao web aplikacija služi za prikupljanje, unos, organiziranje i pregledavanje znanja. Važno je obratiti pažnju da informacije uvijek budu svježe i korisne. Potrebno je omogućiti korisniku da prilikom pretraživanja podataka uvijek pronađe željenu informaciju jer u protivnom znanje koje je unijeto neće biti iskoristivo.
U današnjem svijetu informacije su dostupne svima na razne načine. Uz razvoj interneta i informacijskih tehnologija lakše je doći do potrebnih informacija nego što je to bilo prije. Problem se javlja u organizaciji i kategorizaciji tog znanja jer je teško filtrirati potrebne od nepotrebnih i neiskoristivih podataka.
Iz tog razloga osmišljena je Baza znanja ili Knowledge base kao baza u koju bi se pohranjivale, razmjenjivale i pretraživale informacije. Te informacije su dostupne u svakom trenutku na korištenje svim korisnicima. U bazu znanja moguće je unositi članke, korisničke priručnike, poslovne procese, te bilo kakav oblik pomoći i bilo koju drugu vrstu informacija koja je potrebna za upravljanje.
Baza znanja
Baza znanja je jednostavna web aplikacija za unos, organizaciju i pregled unesenog znanja o pojedinim temama.
Služi kao centralno mjesto pohrane korporativnog znanja i odgovora na često postavljana pitanja. Znatno utječe na informiranost djelatnika, a samim tim poboljšava vašu uslugu prema klijentu. Namijenjen je tvrtkama koje žele povisiti razinu usluge prema klijentima, a da pritom ne gubiti vrijeme na dodatnu edukaciju djelatnika.
Važno je obratiti pozornost da su unijete informacije uvijek svježe i korisne.
Kada korisnici pretražuju članke uvijek je potrebno omogućiti čim lakši i brži pronalazak željene informacije.
Dijeljenje znanja
Ako ste saznali neke važne informacije koje bi mogle koristiti korisnicima baze znanja potrebno ih je unijeti.
Ukoliko je korisnicima potrebna pomoć oko problema, želi se podijeliti neka vrsta informacije, moguće je podijeliti znanje s drugim korisnicima sustava.
Prednosti baze znanja
MAGDESK baza znanja nudi organizaciju, napredno pretraživanje, povezivanje članaka i brojne druge mogućnosti. Baza zanja korisnicima osigurava lakše i kvalitetnije pronalaženje potrebnih odgovora.
Sustav pruža intuitivno korisničko upravljanje s člancima i komentarima, potpunu uredničku kontrolu i dovoljno fleksibilan izgled bilo koje web stranice.
Neograničen broj kategorija
Korisnik koji ima sva administrtivna prava u mogućnosti je kreirati kategorije i potkategorije u kojima, ostali korisnici kreiraju članke i šire svoje znanje.
Kreiranje kategorija osmišljeno je na način da administrator aplikacije ima potpunu kontrolu i uvid u sve kategorije ovisno o namjeni baze znanja.
Pretplatnici
Korisnici baze znanja mogu se pretplatiti na određene kategorije, članke ili na pojedine korisnike i cjelokupno znanje koje oni unose u bazu znanja, itd.
Ukoliko su napravljene određene promjene na pretplaćenim člancima ili drugim dijelovima baze znanja svaki pretplaćeni korisnik dobiva obavijest o promjeni na e-mail adresu.
Komentari korisnika
Korisnici, bez obzira da li su registrirani korisnici ili ne, u mogućnosti je ostaviti komentare ispod članaka. Ostavljanjem komentara korisnik pridonosi širenju znanja i razmjeni informacija između korisnika.
Jednostavno pretraživanje
Jednostavno pretraživanje nudi izbor traženja pojmova, bez obzira da li se traži ključna riječ, dio pojma ili neki drugi oblik pretrage.
Također nudi mogućnost pretraživanja po ID-u članka, naslovu članka, dijelu teksta sadržanog unutar članka ili pronalazak informacija putem ključnih riječi.
Međutim, ova vrsta pretrage pogodna je ukoliko se vrši potraga za podacima koji su vezani na istu temu.
Napredno pretraživanje
Napredno pretraživanje koristi se ukoliko se podaci pretražuju odabirom više kriterija pretraživanja. Omogućeno je pretraživanje prema nazivu privitaka, pa čak i odabir vremenskog razdoblja podrijetla članaka kako bi se olakšao pronalazak potrebne informacije.
Privitci
Svaki članak može vizualno biti predstavljen s privicima koje je moguće dodijeliti. Korisnik je u mogućnosti dodati slikovnu datoteku, video formate i razne linkove. Moguće je spojiti članke koji dodatno pomažu u rješavanju problema ili u potpunosti rješavaju i informiraju korisnika baze znanja.
Rječnik pojmova
Omogućen je rječnik pojmova u kojem je, na jednom mjestu moguće pronaći različite pojmove koji služe kao pomoć za potpunije razumijevanje pojedinih tema.
U rječniku su definirana značenja pojedinih pojmova koje korisnici ne mogu u potpunosti razumjeti.
Pojmovi su poredani abecednim redom, što omogućava brže i jednostavnije pretraživanje.