Knjiga urudžbenog zapisnika

Knjiga urudžbenog zapisnikaKnjiga urudžbenog zapisnika je knjiga u kojoj se nalaze svi urudžbirani dokumenti, te služi grupiranju cjelokupne dokumentacije po dosjeima.

Različite verzije urudžbenog zapisnika nastale su i koriste se ovisno o potrebama i željama korisnika.

Izrađenim dokumentima automatski se dodjeljuju brojevi koje je moguće ispisati izravno na originalan dokument ili na arak naljepnica.

Predmeti

Urudžbiranje dokumenataNaprednija verzija aplikacije za privatne poslovne subjekte koji nisu u obavezi vođenja klasifikacijskog plana, nudi otvaranje predmeta prema vrsti dokumenata kako bi se korisnici lakše snalazili u mnoštvu dokumenata koji cirkuliraju unutar tvrtke.

Verzija programa za proračunske korisnike nudi opcije otvaranja predmeta u koje će se unositi dokumenti.

Proračunski korisnici otvaraju predmete, koji su vezani na dosjee i klasifikacijske oznake prema vlastitom klasifikacijskom planu. Predmeti se dijele na upravne (UP/I i UP/II), te neupravne predmete.

Predmetima je moguće dodijeliti korisnička prava na nivou organizacijskih jedinica ili osoba koje koriste aplikaciju.

Brojevi pravilnika

Urudžbiranje dokumenataBrojevi pravilnika odnose se na verziju aplikacije koja je namijenjena za proračunske korisnike koji su u obvezi voditi dokumente prema Uredbi o uredskom poslovanju (NN br.38/87 i 42/88).

Određeni su od strane države, te je moguće koristiti sve brojeve pravilnika. Po potrebi je moguće usklađivati vlastiti klasifikacijski plan dodavanjima klasa tijekom godine, no ne smiju se uklanjati.

Klasifikacijske oznake su prva dva broja u klasi dokumenta (npr: 602-01 je oznaka visokoobrazovnih ustanova).

Ova funkcija omogućuje rad s više brojeva pravilnika, te svaki broj pravilnika ima svoje brojeve predmeta unutar godine.

Organizacijske jedinice

Svaki dokument moguće je povezati s organizacijskom jedinicom. Proračunski korisnici obvezni su voditi organizacijske jedinice iz razloga što je taj broj dio urudžbenog broja.

Ostali poslovni subjekti mogu ili ne moraju koristiti ovu opciju.

Organizacijske jedinice koriste se prilikom unošenja nove stavke u Knjigu urudžbenog zapisnika, te služe lakšem razvrstavanju dokumenata unutar tvrtke, te jednostavnijoj cirkulaciji dokumenata.

Funkcije knjige urudžbenog zapisnika

Pretraživanje dokumenata

Moguće je pretraživati dokumente prema odabranim poljima ili odabirom naprednog pretraživanja sa više od 15 različitih kriterija pretraživanja.

Pregled dokumenata

Omogućen je pregleda svih dokumenata koji su uneseni u program, bez obzira na predmete ili je moguće pregledavati dokumente odabirom predmeta unutar kojeg se oni nalaze.

Automatsko evidentiranje dokumenata u poštu

Svaki dokument koji je urudžbiran moguće je evidentirati u knjizi ulazne ili izlazne pošte.