Katalozi urudžbenog zapisnika
Katalozi urudžbenog zapisnika su mjesta gdje se unose podaci koji se kasnije međusobno povezuju prilikom unosa dokumenata u katalog Knjige urudžbenog zapisnika.
Uz glavne kataloge postoje i opći katalozi u koje se unose podaci bez kojih se glavni katalozi ne bi mogli koristiti.
Katalog partnera
Katalozi urudžbenog zapisnika sadrže i katalog partnera koji služi za unos, uređivanje i brisanje partnera od kojih se prima ili kojima se šalje dokumentacija. Partner se odabire u Knjizi urudžbenog zapisnika prilikom vezanja pojedinog dokumenta s određenim partnerom. Svaki partner unosi se samo jednom, te se kasnije odabire iz liste partnera. Svaki partner može imati više kontakt osoba.
Postoji dodatna funkcija za izradu naljepnica s podacima partnera, prikladna za slanje pošiljaka za koje se žele ispisati naljepnice s podacima primatelja.
Namjena rada s partnerima je povezanost stavke urudžbenog zapisnika s poslovnim partnerom. Naknadno, ukoliko se žele prikazati svi dopisi, računi ili korespondencija s nekim partnerom, jednostavno je potrebno pretražiti sve dokumente po tom partneru.
Katalog rasporeda
Katalog rasporeda zapravo služi kao podsjetnik na neke važne događaje koji se individualno postavljaju za pojedinog korisnika.
Omogućeno je dodavanje podsjetnika na ugovoreni termin s kojim aplikacija obavještava korisnika o nadolazećem terminu.
Kako bi se podsjetnik pojavio aplikacija mora biti pokrenuta.
Katalozi organizacijskih jedinica
Ukoliko je tvrtka podijeljena na organizacijske jedinice, svaki dokument moguće je dodijeliti odgovarajućoj organizacijskoj jedinici. Prije nego se počne koristiti ta mogućnost, potrebno je definirati organizacijske jedinice unutar kataloga organizacijskih jedinica.
Organizacijske jedinice poistovjećuju se s odjelima ustanove kao što su: dekan, računovodstvo, tajništvo, referada… Svakom nazivu pojedine organizacijske jedinice dodijeljena je šifra pod kojom se vodi. Ta šifra je sastavni dio urudžbenog broja u verziji aplikacije za proračunske korisnike i u naprednijoj verziji aplikacije ukoliko se uključi opcija u postavkama programa.
Knjiga izlazne pošte
Knjiga izlazne pošte zapravo je knjiga u koju se unose svi izlazni dokumenti koje se ne žele urudžbirati (npr. slanje čestitki partnerima, zahvalnice itd..)
Sve stavke koje se unose u knjigu izlazne pošte mogu se povezati s partnerom, te je moguće voditi evidenciju troškova poštarine.
Više o knjizi izlazne pošte možete pročitati ovdje.
Knjiga ulazne pošte
Knjiga Ulazne pošte je knjiga u koju se unose dokumenti koji se ne urudžbiraju. Npr. ukoliko neki partner pošalje čestitku ili pozivnicu, takav zaprimljeni dokument može se upisati se u Knjigu ulazne pošte.
Svaki dokument koji se unese u knjigu uzlazne pošte moguće je povezati s partnerom. Povezivanje dokumenta s partnerom olakšava kasnije pretraživanje po partnerima.
Više o knjizi ulazne pošte možete pročitati ovdje.
Funkcije ostalih kataloga
Opći katalozi
Dodatni katalozi u programu koji služe evidentiranju dodatnih podataka, a bez kojih glavni katalozi ne bi mogli funkcionirati.
Katalog funkcija
Koristi se za unos naziva i opisa funkcija koju pojedine osobe obavljaju unutar organizacijskih jedinica.
Katalog naselja, županija i država
Katalog naselja, županija i država nalazi se u općim katalozima. Katalog naselja već je implementiran u program.
Katalog korisnika
Moguće je unijeti više korisnika aplikacije kojima se na osnovi korisničkih prava dodjeljuju mogućnosti korištenja dijelova aplikacije.
Katalog osoba
Katalog osoba služi za rad s osobama koje pripadaju određenim partnerima, što znači da svaka osoba pripada nekom partneru.
Lista partnera
Moguće je kreirati liste partnera koji će se povezivati s određenim dokumentom. Ova funkcija smanjuje vrijeme zasebnog unosa jednog po jednog partnera prilikom povezivanja s dokumentom.