Funkcije aplikacije
O aplikaciji “Urudžbeni zapisnik”
- Jednostavna instalacija – sve poruke, instalacija i ekrani na hrvatskom jeziku
- Jednostavnost korištenja
- Osigurana tehnička podrška
- Rad u mreži
- Konstantno nadograđivanje novih funkcija aplikacije
Katalozi
- Partneri
- Referenti
- Osobe
- Funkcije
- Organizacijske jedinice
- Korisnici
- Knjiga urudžbenog zapisnika
- Knjiga upravnih i neupravnih predmeta
- Knjiga arhive
- Knjiga rokovnika
- Klasifikacijske oznake
- Dosjei
- Predmeti
- Dostavna knjiga
- Aktivna lista dostavne knjige
- Knjiga ulazne i izlazne pošte
- Knjiga sklopljenih ugovora
- Opći katalozi
Dokumenti
- Jednostavan rad s dokumentima
- Dostavna knjiga
- Predmeti
- Brojevi pravilnika (klase dokumenata)
- Razrađena prava pristupa predmetima
- Dosjei
- Knjiga urudžbenog zapisnika
- Interna cirkulacija dokumenata
- Evidencija više od jedne org. jedinice za pojedini dokument
- Dodjeljivanje datoteka
- Arhiviranje dokumenata / predmeta
- Cirkulacija dokumenata
Klase i dosjei
- Pregled svih klasifikacijskih oznaka
- Povezivanje dosjea s klas. oznakom
- Pregled svih kreiranih dosjea na jednom mjestu
- Jednostavna i napredna pretraga dosjea odabirom više kriterija pretraživanja
- Označavanje predmeta oznakom UP/I i UP/II
- Kreiranje oznake i naziva dosjea s dodatnim opisom
- Brojač predmeta unutar dosjea definiranih prema godini
- Prikaz liste predmeta vezanih za dosje
Predmeti
- Pregled svih kreiranih predmeta na jednom mjestu
- Filtriranje predmeta prema neupravnim i upravnim
- Jednostavna i napredna pretraga predmeta odabirom više kriterija pretraživanja
- Povezivanje predmeta s dosjeom
- Mogućnost ručnog unosa brojača predmeta ili jednostavan odabir sljedećeg broja predmeta
- Unos opisa predmeta s datumom kreiranja
- Snimanje unaprijed definiranih opisa predmeta
- Mogućnost odabira unaprijed određenog smjera dokumenata unutar predmeta
- Odabir mjesta arhiviranja predmeta
- Jednostavan unosom novog mjesta arhiviranja iz prozora kreiranja predmeta
- Odabir roka čuvanja
- Označavanje predmeta oznakom UP/I i UP/II
- Kreiranje privatnih predmeta
- Odabir roka za rješavanje upravnih predmeta
- Dodjeljivanje prava pristupa predmetu na nivou organizacijskih jedinica i referenta
- Mogućnost odabira više organizacijskih jedinica za jedan predmet s različitim pravima pristupa
- Uređivanje i brisanje prava pristupa predmetu
- Mogućnost prebacivanja predmeta u sljedeću godinu
- Ispis svih dokumenata vezanih za predmet
- Ispis podataka za omot spisa
Dostavna knjiga
- Aktivna lista dostavne knjige
- Pregled svih dokumenata dodanih na aktivnu listu za ispis
- Pregled ispisanih i neispisanih dokumenata
- Mogućnost kreiranja skupne dostavne knjige ili po organizacijskim jedinicama
- Uklanjanje ispisanih dokumenata s aktivne liste za ispis
- Jednostavna i napredna pretraga dokumenata odabirom više kriterija pretraživanja
Knjiga ulazne i izlazne pošte
- Pregled svih dodanih dokumenata
- Jednostavna i napredna pretraga dokumenata odabirom više kriterija pretraživanja
- Mogućnost uključivanja opcije prikaza liste partnera vezanih za dokument
- Mogućnost prikaza urudžbiranog dokumenta ukoliko je stavka pošte kreirana iz knjige urudžbenog zapisnika
- Prikaz urudžbenog broja u stavci knjige ukoliko je stavka knjige pošte vezana za urudžbirani dokument
- Napredni unos podataka izlazne pošte
- Odabir vrste pošiljke
- Unos prijemnog broja i mase pošiljke
- Ispis prijamne knjige
- Ispis dostavnice preporučene pošiljke
- Ručni unos novog zapisa
- Omogućeno dodavanje novog partnera
- Povezivanje stavke s jednim ili više partnera
- Mogućnost dodavanja evidencijskog broja i evidencija poštarine
- Prebacivanje stavke ulazne pošte u izlaznu poštu
- Ispis naljepnica s podacima stavke ulazne pošte
Evidencija sklopljenih ugovora
- Pregled svih kreiranih ugovora na jednom mjestu
- Jednostavno i napredno pretraživanje odabirom više vrsta kriterija
- Mogućnost dodavanja urudžbiranog dokumenta u knjigu sklopljenih ugovora
- Zaključavanje podataka ugovora
- Kreiranje aneks ugovora
- Automatsko kreiranje podsjetnika za istek roka sklopljenog ugovora ovisno o vrsti ugovora
- Evidencija datuma sklapanja, stupanja na snagu i rok sklapanja ugovora
- Evidencija iznosa ugovora
- Mogućnost evidencije podjele iznosa po stavkama ugovora
- Evidencija datuma objave i isteka ugovora
Izvještaji
- Ispis prikazanog sadržaja tablice urudžbenog zapisnika
- Ispis kreiranih dokumenata s današnjim danom (sistemsko vrijeme)
- Ispis svih dokumenata s današnjim datumom primitka ili nastanka
- Ispis svih kreiranih dokumenata odabirom datuma kreiranja
- Ispis kreiranih dokumenata po odabranih dosjeima odabirom vremenskog intervala
- Ispis podataka odabirom datuma od-do
- Ispis svih predmeta od-do
- Ispis predmeta grupiranih prema dosjeima
- Ispis evidencije sklopljenih ugovora
- Ispis svih arhiviranih predmeta i nedovršenih predmeta odabirom vremenskog intervala od-do
- Ispis knjige izlazne pošte odabirom datuma od-do
- Statistika predmeta
- Ispis predmeta po referentima i opisu u razdoblju
- Ispis kataloga dosjea, organizacijskih jedinica i osoba koje urudžbiraju dokumente
Izgled prozora
- Jednostavan i intuitivan dizajn programa
- Jednostavnost korištenja
- Jednostavna instalacija na hrvatskom jeziku
- Mali zahtjevi za opremom
- Glavni prozor
- Trake s alatima
- Statusna traka
- Traka prečaca
- Padajući izbornici
- Tablični prikaz podataka
Pretraživanje podataka
- Napredne mogućnosti pretraživanja
- Pretraga unutar izvršene pretrage
- Prozor za pretraživanje
- Odabir podataka za pretraživanje
- Poništavanje pretraživanja
- Odabir više kriterija pretraživanja
- Prikaz pronađenih podataka
Ispis podataka
- Mogućnost ispisa dokumenata na različite pisače
- Pregled prije ispisa
- Prilagodba ispisa na memorandum
- Mogućnost direktnog ispisa na pisač (bez pregleda)
- Izvoz podataka u PDF format i Excel
- Prikaz više stranica odjednom
- Zumiranje prikaza
- Alatna traka ispisa
- Navigacija po ispisu
Tablični prikaz podataka
- Podaci prikazani u tabličnom obliku
- Promjena širine stupaca
- Sortiranje podataka
- Promjena redoslijeda stupaca
- Grupiranje podataka
- Prilagodba prikaza podataka
- Različiti načini prikaza istog skupa podataka
- Resetiranje prikaza
Aktivna lista dostavne knjige
- Zaseban prozor aktivne liste
- Prikaz svih neispisanih dokumenata
- Dodavanje dokumenata iz knjige urudžbenog zapisnika
- Ispis dokumenata, te brisanje aktivne liste nakon ispisa
- Mogućnost brisanja svih zapisa
Ostalo
- Povezanost osoba i partnera
- Kopiranje urudžbenog broja
- Rad sa više baza podataka (knjiga urudžbenog zapisnika)
- Dodjeljivanje predmeta organizacijskim jedinicama (osobama)
- Ispis podataka na naljepnice
- Mogućnost ispisa više naljepnica s istim podacima
- Mrežni rad
- Istovremeni rad više korisnika
- Različita prava pristupa svakog korisnika
- Jednostavno i napredno pretraživanje
- Jednostavna promjena postavki aplikacije