Aplikacija brine o cjelokupnoj cirkulaciji dokumentacije unutar tvrtke ili ustanove, ali najveća prednost korištenja omogućena je preko pretrage dokumentacije i digitalne arhive.
Knjiga urudžbenog zapisnika namijenjena je svima koji urudžbiraju izlaznu, ulaznu i internu dokumentaciju, te ne žele imati posla s ogromnim urudžbenim knjigama koje je teško pretraživati, čuvati i općenito raditi s njima.
Aplikacija nudi različite mogućnosti, od uređivanja podataka knjige u elektronskom obliku, do različitih mogućnosti pretraživanja, ispisivanja sadržaja, evidencije sklopljenih ugovora na jednom mjestu, knjiga pošte i dr.
Pogledajte na ovom linku tko sve koristi aplikaciju Urudžbenog zapisnika.
Urudžbeni zapisnik – rad s dokumentima
Umjesto ogromnih knjiga, omogućite si eleganciju rada s dokumentima. Digitalizacija, klasificiranje, urudžbiranje dokumenata, te trenutno višestruko pretraživanje neovisno o količini zapisa.
Pregled svih dokumenata, partnera, dostavne knjige, omogućeno je na jednostavan način, a sve u svrhu lakšeg praćenja dokumentacije bez obzira da li se radi o proračunskim korisnicima ili privatnim poslovnim subjektima.
Više o Knjizi urudžbenog zapisnika možete pročitati ovdje.
Cirkulacija dokumenata
Za svaki dokument moguće je evidentirati njegovu cirkulaciju unutar ustanove odnosno povezati s razmjenom dokumenata između osoba koje su ga preuzele/vratile, zadužile/razdužile.
Moguće je evidentirati tko, kada, gdje, koliko dugo i zašto drži dokument, te kada je dokument vraćen.
Više o cirkulaciji možete pročitati ovdje.
Arhiviranje dokumenata
Arhiviranjem jednog dokumenta unutar predmeta arhivira se cijeli predmet sa svim dokumetima unutar njega.
Arhiviranje se izvodi nakon što se u predmet zavede zadnji dokument, odnosno kada je predmet završen.
Rokovnik predmeta
U rokovnik predmeta stavljaju se predmeti koji imaju određeni datumski rok za rješavanje.
Uz rok rješavanja moguće je staviti i datum podsjetnika, te definirati koliko dana unaprijed korisnik želi obavijest o isteku roka rješavanja predmeta.
Knjiga ulazne i izlazne pošte
Knjiga ulazne i izlazne pošte nudi unos i evidenciju dokumentacije koja ne podliježe urudžbiranje pošte.
Svaku stavku moguće je povezati s partnerom, odabrati datum primitka ili otpreme, evidentirati poštarine, te dodatne brojeve i napomene ukoliko je potrebno.
Više o knjigama ulazne i izlazne pošte možete pročitati ovdje.
Klase, podklase i dosjei
Za klijente koji žele dodatno rasporediti i kategorizirati svoje dokumente, kreiran je modul kategorizacije, te prema planu klasifikacije, svaki korisnik kreira vlastite dosjee u koje smješta dokumente. Moguće je voditi primljene ili poslane dokumente, kategorizirati ih, otvarati dosje, te se sva daljnja vezana korespondencija čuva na jednom mjestu.
Više o dosjeima i predmetima možete pročitati ovdje.
Uvoz podataka
Ukoliko su neki podaci partnera ili osoba, na primjer, vođeni u nekom drugom programu tj. u bilo kakvom elektronskom obliku, nudimo mogućnost uvoza podataka u aplikaciju, kako novi korisnici ne bi morali ponovo unositi mnoštvo podataka.
Dostavna knjiga
Dostavna knjiga pruža mogućnost evidencije internog preuzimanja dokumenata s potpisima djelatnika. Podatke je u dostavnu knjigu moguće upisivati u željenom broju kopija, te se iz njih automatski kreira aktivna lista dostavne knjige za ispis. Nakon ispisa, podatke je moguće ukloniti iz aktivne liste, a svi ispisani i neispisani dokumenti nalaze se u katalogu dostavne knjige.
Više o dostavnoj knjizi možete pročitati ovdje.
Korisnička prava
Korisnička prava dodjeljuju se korisnicima na nivou organizacijskih jedinica i predmeta.
Postoji više razina korisničkih prava ovisno o ulozi korisnika unutar tvrtke ili ustanove.
Korisnik s najmanje prava
- Mogućnost pregleda i dodavanja dokumenata samo unutar predmeta koji se nalaze u organizacijskoj jedinici kojoj pripada prijavljen korisnik
- Ostale predmete ne vidi niti ih može mijenjati
Korisnik s dodatnim pravima
- Mogućnost rada s nedodijeljenim predmetima organizacijskih jedinica, pregledavanje svih predmeta ali ne i mijenjanje, te mogućnost rada s dostavnom knjigom
Administrator
- Korisnik s maksimalnim pravima, kojemu su omogućene sve funkcije
Više o korisničim pravima možete pročitati ovdje.
Knjiga urudžbenog zapisnika
Zaista nije problem evidentirati dokumente u papirnati oblik urudžbene knjige. Možda je moguće reći i da je jednostavnije nego korištenje aplikacije za istu stvar, međutim, pravi problem se pojavljuje kod traženja pojedinog dokumenta.
Knjiga urudžbenog zapisnika nudi brzo i efikasno rješenje za evidentiranje vaše cjelokupne poslovne dokumentacije.
Više o Knjizi urudžbenog zapisnika možete pročitati ovdje.
Raspored i sastanci
Zbog dinamičnosti poslovanja često se događaju propusti prilikom organizacije radnog dana.
Korištenjem aplikacije omogućeno je kreiranje i zakazivanje termina obaveza, s podsjetnicima, kako niti u jednom trenutku korisnik ne bi zaboravio ili propustio zakazani termin ili obvezu.
Funkcije aplikacije
Izvoz podataka
Omogućen je izvoz podataka u Excel tablicu koju je moguće koristiti u razne svrhe.
Katalozi
U kataloge se unose svi podaci koji su bitni za procese urudžbiranja. Katalozi su skupine istih podataka, u njima se podaci grupiraju, te se izbjegava redundancija nepotrebnih zapisa.
Izvještaji
Pomoću izvještaja unaprijedite svoje poslovanje i poboljšajte svoje poslovne odluke. Od ispisa raznih dokumenata, knjige urudžbenog, naljepnica do korisnički prilagođenih ispisa.
Automatska numeracija dokumenata
Jedan od većih problema u radu s dokumentima je numeracija istih. U našim aplikacijama ugrađeni su mehanizmi kontrole koji brinu o brojačima dokumenta.
Napredno pretraživanje
Napredne mogućnosti pretraživanja omogućuju najjednostavniji način pronalaska starijih zapisa uz jednostavno sučelje.
Nadogradnja aplikacije
Ukoliko se javi potreba za nečim novim, funkcijom koju trenutno aplikacija ne posjeduje, prilagodba za vlastiti poslovni proces, svim klijentima izlazimo u susret i izrađujemo nadogradnju aplikacije.
Prilagodba ispisa
Svaki ispis je moguće prilagoditi potrebama klijenata ili izraditi potpuno nove ispise po želji i potrebi.
Prilagođene verzije aplikacije
Obzirom na specifične potrebe svakog ureda, nakon raznih nadogradnji aplikacija urudžbeni zapisnik je doživjela i svoje različite verzije.
Ispis naljepnica
Više nije potrebno ručno upisivati urudžbene brojeve ili koristiti žigove, već je moguće direktno na papir ispisati potrebne podatke.