Katalog računa
Svi računi koji su uneseni u program nalaze se u Katalogu maloprodajnih (MP) računa ili veleprodajnih (VP) računa ovisno o vrsti.
- VP Račun – za pravne osobe
- MP Račun – za fizičke osobe
- Broj (broj računa)
- Godina (tekuća programska godina)
- Datum (trenutni datum)
- Datum plaćanja (datum dospijeća plaćanja)
- Rad (satnica utrošenog rada)
- Materijal (utrošeni materijal)
- PDV osnovica
- PDV iznos
- …..
Izrada računa
Ukoliko se račun izrađuje iz ponude ili radnog naloga, program će automatski povući podatke o partneru, vozilu i stavkama materijala/usluga, a ukoliko se ručno izrađuje potpuno novi račun moraju se unijeti svi podaci, od podataka o partneru, vozilu do stavki materijala i usluga.
Ukoliko se račun ne izrađuje iz radnog naloga omogućen je unos broja kilometara vozila koje se prepisuje prilikom dolaska vozila na servis.
- Omogućen pregled radnog naloga ukoliko je račun kreiranih iz radnog naloga i brzo otvaranje stavke u knjizi IRA za koju je vezan račun
- Mogućnost kreiranja računa predujma sa zasebnim automatskim brojačem dokumenata (samo u VP računima)
- Evidencija uplata po računu
- Evidencija plaćanja čekovima (samo MP računi)
- Mogućnost unosa rabata za materijal i usluge na nivou svih unesenih stavki
- Kreiranje odobrenja za pojedine stavke nakon zaključivanja računa
- Zaključivanjem računa automatsko kreiranje otpremnice i stavke u knjizi IRA
- Više mogućnosti storniranja računa
Zaključivanje računa
Svaki kreirani račun potrebno je zaključiti. Zaključivanjem računa automatski se kreira otpremnica i stavka u knjizi izlaznih računa.
Naknadne promjene omogućene su preko opcije storniranja računa.
Ispis računa
Prilikom izrade računa omogućen je pregled računa prije ispisa i sam ispis računa. Uz ispis računa isti je moguće izvesti u PDF format, te ga naknadno ispisati ili poslati putem mail-a.
Račun je moguće prilagoditi po mjeri korisnika a mogućnošću dodavanja logotipa autoservisa.
Storniranje računa
Storno putem negativnih vrijednosti – mogućnost storniranja računa s vraćanjem stavki materijala i usluga na skladište. Ta opcija u isto vrijeme radi novi račun s negativnim vrijednostima, te sasvim novi račun sa svim vrijednostima koje je i imao i original račun ali je taj novi račun moguće uređivati prema potrebi.
Storno putem izmjene računa – briše Knjigu IRA, Otpremnicu, kartice artikala, plaćanje ako račun nije u Blagajničkom izvještaju, te vraća količinu materijala u skladište. Račun se otključava, a sve vrijednosti vraćaju se tamo gdje su bile.
Predračuni/Ponude
Predračuni su, neobavezne, pisane ponude koje nemaju status računa, te najčešće služe kao informativni podaci.
Ako se ponuda izrađuje iz radnog naloga podaci o partneru, vozilu, stavke materijala i usluga automatski će se povući iz radnog naloga, a ukoliko se ponuda ručno izrađuje, svi podaci morat će se odabirati. Iz ponude je moguće automatski izraditi maloprodajni/veleprodajni račun ili radni nalog.
Iz prozora ponude moguće je dodati novog partnera ili novi materijal, evidentirati početak i završetak rada na vozilu, unijeti rabat na dodane materijale, usluge i sl.
- Podaci ponude: Broj ponude, Datum ponude, Način plaćanja, Datum uplate, Datum počeka i završetka rada, Podaci o partneru (partner se odabire s liste partnera, a ukoliko ne postoji moguće je dodati novoga), Podaci o vozilu (automatski se povlače prilikom odabira partnera)
- Stavke ponude (odabirom tipke F3 otvara se lista materijala i usluga iz koje se odabiru tražene stavke)
- Popratni tekstovi ponude (odabir popratnih linija ponude)
Pregled svih neplaćenih MP i VP računa
Odabirom pregleda svih kreiranih MP ili VP računa putem kataloga, moguće je pregledati sve naplaćene račune.
Omogućeno je filtriranje neplaćenih računa prema načinima plaćanja ili odabirom jednog od kriterija pretraživanja npr. neplaćeni računi prema partnerima.
Evidencija primljenih predujmova
Primljeni avansi/predujmovi, evidentiraju se u katalogu partnera. Avansi se mogu voditi prema zaprimljenim sredstvima, te se utrošak avansa može povezati s određenom akcijom potrošnje sredstava. Sve evidencije moguće je ispisati sa kartice partnera.
Za primljene predujmove obavezno se izrađuju računi (prema Zakonu o PDV-u), te su ti računi u obavezi fiskalizacije, ukoliko se radi o vrsti plaćanja koja podliježe fiskalizaciji.
Funkcije računa i predračuna
Automatsko kreiranje računa iz naloga
Prilikom odabira vrste računa, račun će automatski povući sljedeći broj računa, podatke odabranog partnera, vozila i stavke.
Rabat
Svakom partneru moguće je odrediti rabat na određene grupe artikala ili na pojedine artikle, koji se automatski povlači dodavanjem tih artikala u stavke računa.
Info linije računa (popratne linije u računima)
Info linije računa su popratni tekstovi koji će se otisnuti na računu kod izdavanja vlasniku vozila. Mogu biti obavijest o sljedećem servisu, danima odgode plaćanja i sl.
Odabir načina plaćanja
Kreiranjem dokumenata moguće je odabrati način plaćanja. U postavkama programa moguće je odabrati unaprijed određeni način plaćanja za pojedini dokument.
Pregled uplata po računima
Za svaku stavku ulaznih i izlaznih računa moguće je pratiti evidenciju uplata određenih iznosa. Unošenjem uplata moguće je pregledavati stanja plaćenih i neplaćenih računa.
Izmjena porezne stope
Na svakom dokumentu moguće je promijeniti poreznu stopu, te će aplikacija sama izračunati razliku. Ukoliko ne postoji potrebna porezna stopa moguće ju je dodati pomoću općih kataloga.