Ponukani mnogobrojnim upitima za jednostavnijom aplikacijom koja će omogućiti stvarateljima arhivske građe jednostavnu izradu XML datoteke koju su dužni dostaviti nadležnom državnom arhivu, Mag je odlučio pomoći svojim korisnicima i napraviti ArhivarXML aplikaciju.
ArhivarXML kreator je mala uredska aplikacija koja služi za lakše i brže automatsko kreiranje XML datoteke obveznicima (stvarateljima) arhivske građe, te dostavljanje popisa u XML formatu, nadležnom državnom arhivu. Omogućava jednostavno strukturiranje, organiziranje i popisivanje cjelokupne arhivske građe, kao i statistiku arhivske građe.
Nakon unosa podataka gradiva, na jednostavan način omogućen je izvoz i dostava cjelokupnog popisa arhivske građe preko strukturiranog XML obrasca. Zbirni popis mora obuhvatiti cjelokupnu dokumentaciju institucije.
Aplikacija nije povezana s bilo kojom drugom aplikacijom, te je potpuno samostalna za unos i pregled arhivske građe.
Probni period korištenja aplikacije
U mogućnosti ste isprobati rad na aplikaciji u probnom periodu od 30 dana. Nudimo postavljanje aplikacije na željeno probno računalo korisnika spajanjem putem interneta. Instalacija uključuje i edukaciju korisnika, te besplatne pozive u probnom roku bez ikakve obveze kupnje softvera.
Slanje podataka u ARHINET
Aplikacija ArhivarXML sadrži opciju izvoza podataka u obliku XML datoteke koja se snima na medij (CD) i šalje u nadležni Državni arhiv. Svi korisnici koji su na državnom, županijskom ili gradskom proračunu moraju voditi Knjigu urudžbenog zapisnika prema Pravilniku, te su dužni slati XML datoteke sa svim zapisima u nadležni državni arhiv.
Uvoz podataka
Ukoliko su neki podaci arhive vođeni u nekom drugom programu tj. u bilo kakvom elektronskom obliku, nudimo mogućnost uvoza podataka u aplikaciju ArhivarXML , kako novi korisnici ne bi morali ponovo unositi mnoštvo podataka.
Kome je namijenjen
Namijenjen je državnim i drugim tijelima (državnim i upravnim tijelima, ustanovama, tvrtkama, muzejima) koji stvaraju ili posjeduju arhivsko gradivo od važnog državnog značaja. Samim time su i zakonski obveznici dostavljanja popisa podataka o arhivskoj građi nadležnom Hrvatskom državnom arhivu u propisanom formatu ili elektronički u XML datoteci u strukturiranoj shemi. Obaveza nastaje temeljem čl. 7. „Zakona o arhivskome gradivu i arhivima“, te čl. 5. i 6. „Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva“ (NN 63/2004) i čl. 1. „Pravilnika o izmjenama i dopunama „Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva“ (NN 106/07).
„Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva“ NN 90/2002 utvrđuje kriterije vrednovanja arhivskoga gradiva, kategorizaciju stvaratelja, izradbu popisa arhivskoga gradiva s rokovima čuvanja, postupak odabiranja i izlučivanja te način uništavanja izlučenoga gradiva.
Nakon što je gradivo uneseno potrebno je izvesti podatke u obliku XML-a i poslati u nadležni arhiv.
Funkcije aplikacije
Izvoz podataka
Omogućen je i dodatan izvoz podataka u obliku XML datoteke koju je moguće naknadno koristiti.
Katalozi
U kataloge se unose svi podaci koji su bitni za procese rada. Katalozi su skupine istih podataka, u njima se podaci grupiraju, te se izbjegava redundancija nepotrebnih zapisa.
Označavanje zadnjeg zapisa
Na jednostavan način moguće je označiti zadnji uneseni zapis na jedan klik miša. Funkcija se koristi ukoliko je došlo do prestanka unosa gradiva, a kako bi korisnik znao gdje je stao s unosom.
Povijest izvoza podataka
Sve kreirane XML datoteke moguće je pregledati iz jednog prozora i ponovno ih kreirati ukoliko je potrebno.
Napredno pretraživanje
Napredne mogućnosti pretraživanja omogućuju najjednostavniji način pronalaska starijih zapisa uz jednostavno sučelje.
Nadogradnja aplikacije
Ukoliko se javi potreba za nečim novim, funkcijom koju trenutno aplikacija ne posjeduje, prilagodba za vlastiti poslovni proces, svim klijentima izlazimo u susret i izrađujemo nadogradnju aplikacije.