Rad s dokumentima
Rad s dokumentima je vrlo jednostavan. Svaki dokument pripada određenom klasifikacijskom broju, dosjeu i predmetu ovisno o klasifikacijskom planu ustanove.
Zaprimljeni dokument urudžbira se u svoj predmet. Svakom zavedenom dokumentu moguće je pratiti cirkulaciju kroz ustanovu, povezati ga s partnerom, ispisati urudžbeni broj izravno na dokument i sl.
Cirkulacija dokumenata
Za svaki dokument moguće je evidentirati cirkulaciju unutar ustanove i unutar organizacijskih jedinica (osobe koje su ga preuzele/vratile). Moguće je evidentirati tko, kada, gdje, koliko dugo i zašto drži dokument, te kada je dokument vraćen.
Cirkulaciju ju moguće ispisati i arhivirati.
Digitalizacija dokumenata
Omogućeno je dodjeljivanje jedne ili više datoteka (dokumenata u elektronskom obliku – .pdf, .doc, …) stavci urudžbenog zapisnika.
Datoteke se mogu dodijeliti ručno ili skenirati izravno iz prozora dodavanje stavke ukoliko je skener povezan s računalom.
Omogućeno otvaranje pripadajuće datoteke, otvaranje mape gdje se datoteka nalazi, te brisanje veze između stavke i datoteke.
Pregled dokumenata
Zbog preglednosti, svi dokumenti i predmeti prikazuju se samo s godinom koja je određena u postavkama kao trenutno aktivna godina.
Odabirom pojedinog predmeta moguće je vidjeti sve dokumente koji su vezani za taj predmet ili je moguće odarati opciju prikaza svih dokumenata zavedenih kroz knjigu urudžbenog zapisnika.
Arhiviranje dokumenata
Arhiviranje svih dokumenata izvodi se na razini predmeta. Arhiviranjem predmeta arhivirani su i svi dokumenti unutar tog predmeta.
Više o predmetima i arhiviranju možete pročitati ovdje.
Prilozi dokumenata
Svakom dokumentu, koji se urudžbira moguće je evidencitrati priloge koji su došli uz glavni dokument.
Prilozi služe kao dodatna evidencija za dokumentaciju uz glavni dokument, a nije podložna urudžbiranju.
Struktura urudžbenog broja
Zbog raznovrsnosti vođenja dokumentacije i različitih načina numeriranja dokumenata, postoji više opcija određivanja urudžbenog broja pojedinom dokumentu.
Za proračunske korisnike:
Urudžbeni broj dokumenta se sastoji od skupine brojeva:
251-378-03-17-25, a od toga je;
- 251-378 → broj dodijeljen ustanovi od strane države
- 03 → organizacijska jedinica
- 17 → godina kreiranja dokumenta
- 25 → redni broj dokumenta unutar predmeta
Klasa dokumenta se sastoji od skupine brojeva:
602-01/17-01/06 ili UP/I 602-01/17-01/06, a od toga je:
- UP/I→ oznaka upravnog predmeta
- 602-01 → broj određen pravilnikom
- 17 → godina kreiranja predmeta
- 01 → dosje u kojem se predmet nalazi
- 06 → redni broj predmeta unutar dosjea
Za privatne poslovne subjekte:
Urudžbeni broj dokumenta
2/17-2, gdje je:
- 2 → broj predmeta
- 17 → godina kreiranja dokumenta
- 2 → broj dokumenta unutar predmeta
1/17 gdje je:
- 1 → broj dokumenta
- 17 → godina kreiranja dokumenta
Omogućene su i naprednije verzije svakog pojedinog oblika broja, te ga je moguće prilagoditi potrebama korisnika.
Dostavna knjiga
Dostavna knjiga je interna knjiga dostave pošte, te joj je svrha mogućnost evidencije internog preuzimanja dokumenata s potpisima djelatnika.
Odabirom dokumenata iz Knjige urudžbenog zapisnika automatski se kreira aktivna lista dostavne knjige za ispis. Nakon ispisa, dokumenti se automatski brišu s aktivne liste, te se svi ispisani dokumenti mogu pronaći na jednom mjestu, u katalogu dostavne knjige.
Kopiranje plana u sljedeću poslovnu godinu
Omogućeno je preuzimanje klasifikacijskog plana iz prethodnih godina, kao i njegovo uređivanje i prebacivanje u sljedeću poslovnu godinu.
Moguće je uređivati klasifikacijske oznake, brisati nepotrebne dosjee i dodavati nove, uklanjati i dodavati predmete, ažurirati brojeve dosjea i predmeta, te prebacivati plan u sljedeću godinu sa ili bez predmeta, ovisno da li se predmeti kreiraju tijekom poslovne godine ili ne. Isto tako, budući plan (u izradi) se može i ispisati kako bi se mogao usporediti na papiru s prethodnim planovima.
Funkcije dokumenata
Grupiranje podataka
Grupiranje podataka služi lakšoj preglednosti podataka u tablici, te kako bi se u masi podataka brže i lakše pronašao podatak koji je potreban.
Pretraživanje dokumenata
Moguće je pretraživati dokumente odabirom polja po kojem se pretražuje, te je moguće odabrati više kriterija pretraživanja.
Aktivna lista dostavne knjige
Na aktivnoj listi dostavne knjige nalaze se svi dokumenti koji nisu ispisani. Moguće ih je ispisati i automatski ukloniti s aktivne liste.
Ispis naljepnica
Urudžbeni broj sa svim ostalim podaci moguće je ispisati direktno na originalni dokument bez ručnog upisivanja brojeva ili korištenje žigova.
Ispis cijele knjige
Omogućen je ispis cijele knjige urudžbenog zapisnika što može predstavljati papirnu arhivu knjigu urudžbenog zapisnika na kraju godine.
Pregled po dokumentima i predmetima
Iz istog prozora moguće je pregledati sve dokumente ili samo dokumente po predmetima kojima pripadaju.